Принятия дел и должности. Консультация юриста: Прием или сдача военнослужащим должности и дел
Сергей здравствуйте!
В соответствии со ст 92. Устава внутренней службы ВС РФ (УВС ВС РФ), о
приеме (сдаче) дел и должности командир подразделения докладывает письменно в порядке подчиненности командиру воинской части.
Принимающий должность вместе с докладом представляет акт о приеме подразделения, в котором указываются: списочный и наличный состав подразделения, состояние боевой готовности, боевой подготовки, воинской дисциплины, морально-психологическое состояние личного состава, наличие и
состояние вооружения, военной техники и другого военного имущества, состояние жилищных и бытовых условий военнослужащих.Акт составляется и подписывается принимающим и сдающим должность.
А ст.90 УВС ВС РФ определяет, что
окончанием приема и сдачи дел и должности считается утверждение старшим командиром (начальником) соответствующего акта.
В соответствии со ст. 16 УВС ВС РФ
каждый военнослужащий воинской части обязан беречь военное имущество; а каждый командир в соответствии со ст. 82 УВС ВС РФ обязан организовывать учет и хранение военного имущества, предотвращать его утрату, недостачу, порчу и хищение.
За состояние и сохранность вооружения, военной техники и другого военного имущества (в том числе и автомобильной техники) во взводе согласно должностным обязанностям (ст. 152 УВС ВС РФ), отвечает, в том числе и сам командир взвода, где числится указанная техника. Кроме того, командир взвода обязан …не реже одного раза в две недели лично проводить их осмотр и проверку наличия.
Таким образом, при не выявлении при приеме дел и должности утраты или недостачи какого-либо материального средства во взводе, считается, что формально командир подразделения оставив технику обезличенной, бесхозной, не выполнил (не в полном объеме выполнил) свою обязанность по приему, сбережению военного имущества, уклонился от ее проверки. Главным аргументом при привлечении к материальной ответственности является причинение реального ущерба имуществу во вверенном этому командиру взводе.
Следовательно, в деянии командира взвода в данном случае, можно усмотреть противоправность и при наличии вины привлечь его к различного рода юридической ответственности.
В том случае, когда размер ущерба от утраты имущества небольшой и не превышает одного оклада денежного содержания и одной надбавки за выслугу лет материально ответственного лица, чье действие или бездействие привело к утрате военного имущества, для привлечения его к материальной ответственности, издается приказ командира имеющего право на издание приказа о привлечении командира
подразделения к ограниченной материальной ответственности.
В части касающейся срока – три месяца
.
В соответствии со ст. 133 УВС
РФ, командир
обязан знать находящееся в подразделениях батальона вооружение, военную технику, боеприпасы и другое военное имущество, организовывать их правильную эксплуатацию, и не реже чем раз в три месяца
лично проверять их наличие, состояние и учет. А учитывая обязанность командира батальона
привлекать виновных лиц в утрате, недостаче, порче и хищении военного имущества к ответственности, то после проверки командиром батальона в установленные сроки имущества взвода, командир взвода может быть привлечен к материальной ответственности при наличии вины и реального ущерба. Конечно же, после проведенного расследования, в процессе которого, комиссионно составляется акт технического состояния техники, с перечислением недостающего имущества, составляется справка – расчет на недостачу.
В плане реализации своих прав и обязанностей,
ближайший командир, наделенный правом издания приказов, по рапорту командира батальона и на основании материалов расследования, будет обязан издать приказ
о привлечении виновных лиц к материальной ответственности и закреплении техники за материально – ответственными лицами (и не факт что им не будет командир взвода).
А не исполнение приказа командира – это уже тема для другого вопроса.
P
.
S
. По сложившимся правилам,
если ответ удовлетворил вопрошавшего то оценка (+) не возбраняется а приветствуется. Что естественно не является обязательным и относится на…усмотрение пользователя.
размер шрифта
ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 23-07-2004 222 (ред от 27-08-2008) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДСТВА ПО ВОЙСКОВОМУ (КОРАБЕЛЬНОМУ)... Актуально в 2018 году
Глава VIII. ПОРЯДОК ПРИЕМА (СДАЧИ) ДЕЛ И ДОЛЖНОСТИ ЛИЦАМИ, ОТВЕЧАЮЩИМИ ЗА ХОЗЯЙСТВЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
238. Все должностные лица при назначении на воинскую должность или переводе к новому месту службы должны лично сдавать и принимать дела и должность.
Для приема (сдачи) дел и должности, начиная от начальника службы соединения (воинской части) и выше приказом командира соединения (воинской части) назначается комиссия. При приеме (сдаче) дел и должности командиром соединения (воинской части) комиссия назначается приказом старшего командира (начальника).
Прием дел и должности производится лично принимающим от сдающего лица в присутствии комиссии.
Прием (сдача) дел и должности включает:
изучение принимающим состояния войскового (корабельного) хозяйства (службы), ознакомление с должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность;
сверку учета материальных средств соединения (воинской части) с данными учета довольствующего органа на предмет их соответствия;
передачу лицом, сдающим должность, и, одновременно, проверку и прием лицом, принимающим должность, материальных и денежных средств, а также документов;
документальное оформление приема (сдачи) дел и должности.
239. Прием (сдача) дел и должности производится в соответствии с календарным планом, совместно разрабатываемым лицами, принимающим и сдающим дела и должность, и председателем комиссии (приложение N 12 к настоящему Руководству).
Календарный план должен предусматривать выполнение всех мероприятий в пределах времени, отведенного на прием (сдачу) дел и должности.
В календарном плане определяются:
очередность и сроки заслушивания докладов должностных лиц, подчиненных сдающему дела и должность;
очередность и сроки проверки служб и различных объектов материально-технической базы;
срок завершения проводки по книгам и карточкам учета всех приходных и расходных операций, согласно документам, выписанным по указаниям лица, сдающего дела и должность;
сроки снятия остатков материальных средств по отдельным службам и объектам материально-технической базы, а также оформление инвентаризационных ведомостей.
Календарный план утверждается старшим командиром лица, принимающего дела и должность.
240. Срок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за ведение хозяйственной деятельности, устанавливается с момента подписания приказа командира соединения (воинской части) о приеме (сдаче) дел и должности в соответствии с Уставом внутренней службы Вооруженных Сил.
241. Руководство хозяйственной деятельностью по подчиненным службам (службе) до окончания приема (сдачи) дел и должности (до утверждения акта) осуществляет сдающий дела и должность. На время приема (сдачи) дел и должности текущая работа складов, как правило, прекращается. Выдача материальных средств в этот период производится только с разрешения принимающего дела и должность или председателя инвентаризационной комиссии.
242. Инвентаризационная комиссия, назначенная для приема (сдачи) дел и должности в присутствии принимающего и сдающего дела и должность, производит:
инвентаризацию материальных средств, подлежащих приему вновь назначенным должностным лицом соединения (воинской части);
инвентаризацию служб, складов и других объектов материально-технической базы (с момента последней инвентаризации) и сверку учетных данных с фактическим наличием и качественным состоянием материальных средств.
243. Прием (сдача) дел и должности должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность, оформляется актом приема (сдачи) дел и должности (приложение N 13 к настоящему Руководству). К акту приема (сдачи) дел и должности прилагаются инвентаризационные ведомости, а также объяснения (в случае необходимости) должностных лиц о причинах образования недостач, излишков, обоснования естественной убыли и т.п. В тех случаях, когда сдающий или принимающий дела и должность имеет по акту возражения или замечания, он излагает их в письменном виде в акте при его оформлении. Старший командир при утверждении акта о приеме (сдаче) дел и должности должен рассмотреть имеющиеся возражения и замечания, принять по ним решение и внести их в каждый экземпляр акта.
Прием (сдача) дел и должности командиром соединения (воинской части) производятся в соответствии с
Анализ обращений лиц, уволенных с военной службы, за защитой своих прав в судебные инстанции и органы военной прокуратуры свидетельствует о необходимости подробного разъяснения процедуры исключения уволенных военнослужащих из списков личного состава воинских частей и проведения с ними расчетов. В соответствии со статьей 38 Федерального закона от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» окончанием военной службы считается дата исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части. Уволенный военнослужащий должен быть исключен из указанных списков в день истечения срока военной службы (уволенный досрочно – не позднее дня истечения срока военной службы) и не позднее чем через месяц со дня поступления в воинскую часть выписки из приказа об увольнении с военной службы, за исключением случаев, специально предусмотренных законодательством (нахождение в отпусках, на стационарном лечении и др.).До этого дня военнослужащим сдаются дела, должность, и с ним производятся необходимые расчеты, в том числе с полным обеспечением по установленным нормам денежным довольствием, иными выплатами, вещевым имуществом и в ряде случаев продовольственным пайком. Порядок сдачи дел и должности определен статьями 90– 92 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации. Срок сдачи дел устанавливается в зависимости от должностного положения военнослужащего. Лицам, чьи должности не указаны в статье 90 названного Устава, этот срок определяется старшим командиром (начальником).В соответствии с приказом министра обороны Российской Федерации от 30 декабря 2011 года № 2700 «Об утверждении Порядка обеспечения денежным довольствием военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации» расчеты с уволенным военнослужащим должны быть произведены в течение пяти дней.Согласно статье 34 Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 года № 1237, до проведения с военнослужащим всех необходимых расчетов он из списков личного состава воинской части без его согласия не исключается. В ряде случаев военнослужащие состоят на обеспечении всеми или отдельными видами довольствия не по месту прохождения службы, а в других воинских частях или организациях. Однако данное обстоятельство не освобождает командиров войсковых частей от обязанности исключать таких военнослужащих из списков личного состава части при увольнении со службы только после получения ими причитающихся видов довольствия. Следует особо отметить, что несоблюдение командованием указанного условия в большинстве случаев на практике является безусловным основанием для признания судом приказа об исключении военнослужащего из списков личного состава воинской части незаконным и для восстановления военнослужащего в списках личного состава воинской части со дня издания такого незаконного приказа. Федеральным законом от 7 ноября 2011 года № 306-ФЗ «О денежном довольствии военнослужащих» предусмотрена выплата увольняемым военнослужащим единовременного пособия при увольнении в зависимости от общей продолжительности их военной службы: при выслуге менее 20 лет – два оклада денежного содержания, 20 лет и более – семь окладов денежного содержания. Размер указанного пособия увеличивается на один оклад для военнослужащих, награжденных в период прохождения военной службы государственными наградами или удостоенных почетных званий СССР или Российской Федерации. Указанное пособие не выплачивается следующим лицам: уволенным в связи с переходом на службу в иные государственные органы, не выдержавшим испытание, а также уволенным по так называемым «дискредитирующим основаниям» – например, в связи с невыполнением военнослужащим условий контракта.В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 июня 2006 года № 390 «О вещевом обеспечении в федеральных органах исполнительной власти, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, в мирное время» военнослужащие Вооруженных Сил Российской Федерации, увольняемые по возрасту, по истечении срока военной службы, по состоянию здоровья, в связи с организационно-штатными мероприятями, по собственному желанию, в связи с переходом на службу в иные органы, а также общая продолжительность военной службы которых составляет свыше 20 лет, имеют право на денежную компенсацию за неполученное вещевое имущество личного пользования, право на получение которого возникло в течение последних 12 месяцев военной службы. В соответствии со статьями 29 и 31 Положения о порядке прохождения военной службы при увольнении предоставление отпусков военнослужащему осуществляется полностью до дня истечения срока его военной службы.При невозможности использования основного и дополнительных отпусков до указанного времени они могут быть предоставлены военнослужащему при его увольнении последовательно, без разрыва между отпусками. В этом случае исключение военнослужащего из списков личного состава воинской части производится по окончании последнего из отпусков и после сдачи дел и должности. Основной отпуск предоставляется пропорционально прослуженному времени и исчисляется путем деления его установленной продолжительности на 12 и умножения полученного количества суток на количество полных месяцев военной службы, прошедших до предполагаемого дня исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части. Округление количества неполных суток и месяцев производится в сторону увеличения. Дополнительные отпуска в год увольнения с военной службы, в том числе ветеранам боевых действий, предоставляются военнослужащим в полном объеме.В случае, когда невозможно своевременное исключение военнослужащего из списков личного состава воинской части, на день его увольнения производится расчет недоиспользованного времени основного отпуска с предоставлением его военнослужащему.Кроме этого, законодательством предусмотрен отпуск по личным обстоятельствам продолжительностью 30 суток, который предоставляется военнослужащим, имеющим общую продолжительность военной службы свыше 20 лет, в год увольнения с военной службы по состоянию здоровья, в связи с организационно-штатными мероприятиями либо в один год из трех лет до достижения предельного возраста пребывания на военной службе. Действия командиров (начальников), связанные с нарушением порядка исключения из списков личного состава воинской части, военнослужащие могут обжаловать вышестоящему командиру (начальнику), военному прокурору или в суд. В соответствии со статьей 219 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации административное исковое заявление необходимо подать в суд в течение трех месяцев со дня, когда военнослужащему стало известно о нарушении командованием его прав, свобод и законных интересов. Пропуск срока обращения в суд без уважительной причины, а также невозможность восстановления пропущенного (в том числе по уважительной причине) срока обращения в суд является основанием для отказа в удовлетворении административного иска.Фото: Алексей Иванов/ТРК «Звезда»
Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.
Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Зачем нужно передавать и принимать дела?
Дела и документы передают:
чтобы рабочий процесс не прерывался;
чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
чтобы можно было поделить зоны ответственности.
В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
длительная командировка;
временная нетрудоспособность;
перевод на другую работу;
увольнение (по различным основаниям);
в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.
Кто обычно передает и принимает дела?
Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.
Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?
Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ - опись принимаемых документов (Пример 2).
Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку - независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.
ПРИМЕР 2
Опись принимаемых документов
Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.
При приеме дел и документов мной выявлено:
1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.
2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).
Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.
Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова
Согласовано:
Маслова Е.Д. Маслова
В какой момент следует передавать дела и документы?
Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?
Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.
Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, - прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.
Чем регламентируется прием-передача дел?
Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
3.1. Общие положения
[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.
Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:
в инструкцию по делопроизводству:
положение о персонале;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о конкретном структурном подразделении и др.
Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.
Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.
ПРИМЕР 3
Приказ об организации приема-передачи дел и документов
Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»
ПРИКАЗ
16.04.2012 № 10-К
Об организации приема-передачи дел и документов
В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.
2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).
3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:
председатель - начальник кадровой службы Журкова Н.Г.
члены комиссии:
главный бухгалтер Макарова Н.Т.
начальник канцелярии Петрова М.И.
начальник юридической службы Макаров А.Д.
4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.
5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012
Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов
С приказом ознакомлены:
Начальник кадровой службы
Журкова Н.Г. Журкова
Главный бухгалтер
Макарова Н.Т. Макарова
Начальник канцелярии
Петрова М.И. Петрова
Начальник юридической службы
Макаров А.Д. Макаров
Заместитель начальника канцелярии
Маслова Е.Д. Маслова
Корпоративный секретарь
Смирнова П.Т. Смирнова
Порядок передачи и приема дел и документов
Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.
■ Этап 1: проверка дел и документов.
Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.
Обязательные реквизиты акта
В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:
формат А4 (210 × 297 мм);
каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;
из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
ориентация страницы - книжная;
если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
На бланке документа располагают необходимые реквизиты:
● эмблему организации;
● наименование организации;
● наименование вида документа;
● дату документа;
● регистрационный номер документа;
● место составления документа;
● гриф утверждения;
●заголовок к тексту документа.
● текст документа.
● отметку о наличии приложения.
● подписи.
Хранение актов
Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:
В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.
( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)
И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Приказ Министра обороны РФ от 03.06.2014 N 333 "Об утверждении Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.09.2014 N 34097)
VIII. Порядок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность
VIII. ПОРЯДОК ПРИЕМА (СДАЧИ) ДЕЛ И ДОЛЖНОСТИ ЛИЦАМИ,
ОТВЕЧАЮЩИМИ ЗА ХОЗЯЙСТВЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
196. Все должностные лица, отвечающие за хозяйственную деятельность, при назначении на должность или переводе к новому месту службы должны лично принимать и сдавать дела и должность.
197. Для приема (сдачи) дел и должности, начиная от начальника службы соединения (воинской части) и выше (а также директора (начальника) хлебозавода и равных ему), приказом командира соединения (воинской части) назначается инвентаризационная комиссия (далее - комиссия). При приеме (сдаче) дел и должности командиром соединения (воинской части) комиссия назначается приказом старшего командира (начальника).
Прием дел и должности от сдающего производится лично принимающим дела и должность в присутствии комиссии.
Прием (сдача) дел и должности включает:
изучение принимающим дела и должность состояния войскового (корабельного) хозяйства (службы), знакомство с должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность;
сопоставление данных службы материально-технического обеспечения о наличии материальных ценностей по закрепленной номенклатуре с данными учета довольствующих органов на предмет их соответствия;
передачу лицом, сдающим дела и должность, и одновременно проверку и прием лицом, принимающим дела и должность, материальных ценностей, а также документов;
документальное оформление приема (сдачи) дел и должности.
198. Прием (сдача) дел и должности производится в соответствии с календарным планом приема (сдачи) дел и должности (далее - календарный план) (приложение N 10 к настоящему Руководству), совместно разработанным принимающим и сдающим дела и должность и председателем комиссии.
199. Календарный план должен предусматривать выполнение всех мероприятий в пределах времени, отведенного на прием (сдачу) дел и должности.
В календарном плане определяются:
очередность и сроки заслушивания докладов должностных лиц, подчиненных сдающему дела и должность;
очередность и сроки проверки отдельных служб и различных объектов материально-технической базы;
сроки завершения проведения по книгам и карточкам учета всех приходных и расходных операций согласно документам, выписанным по указаниям лица, сдающего дела и должность;
сроки снятия остатков материальных ценностей по отдельным службам и объектам материально-технической базы.
Календарный план утверждается старшим командиром должностного лица, принимающего дела и должность.
200. Срок приема (сдачи) дел и должности лицами, отвечающими за ведение хозяйственной деятельности, устанавливается с момента подписания приказа командира соединения (воинской части) о приеме (сдаче) дел и должности в соответствии с Уставом.
201. Руководство хозяйственной деятельностью по подчиненным службам (службе, подразделению) до окончания приема (сдачи) дел и должности (до утверждения акта) осуществляет сдающий дела и должность. На время приема (сдачи) дел и должности текущая работа складов, как правило, прекращается. Выдача материальных ценностей в этот период производится только с письменного разрешения принимающего дела и должность или председателя комиссии.
202. Комиссия соединения (воинской части), назначенная для приема (сдачи) дел и должности, в присутствии принимающего и сдающего дела и должность производит:
инвентаризацию материальных ценностей, подлежащих приему вновь назначенным должностным лицом соединения (воинской части);
инвентаризацию складов и других объектов материально-технической базы и сверку учетных данных с фактическим наличием и качественным состоянием материальных ценностей.
203. Прием (сдача) дел и должности должностными лицами, отвечающими за хозяйственную деятельность, оформляется актом приема (сдачи) дел и должности (приложение N 11 к настоящему Руководству). К акту приема (сдачи) дел и должности прилагаются материалы инвентаризации, а также объяснения (в случае необходимости) должностных лиц о причинах образования недостач, излишков, обоснования естественной убыли. В случаях, когда сдающий или принимающий дела и должность имеет по акту приема (сдачи) дел и должности возражения или замечания, он излагает их в письменном виде в качестве приложения к акту приема (сдачи) дел и должности при его оформлении. Старший командир при утверждении акта приема (сдачи) дел и должности должен рассмотреть имеющиеся возражения и замечания, принять по ним решение, о чем сделать соответствующую запись в каждом экземпляре акта приема (сдачи) дел и должности.
Прием (сдача) дел и должности командиром соединения (воинской части) производится в соответствии с Уставом.
204. Акт приема (сдачи) дел и должности, а также материалы инвентаризации подписываются лицами, принимающими и сдающими дела и должность, а также членами комиссии. Кроме указанных должностных лиц, акты приема (сдачи) дел и должности подписываются лицами, принявшими материальные ценности на ответственное хранение.
Акты приема (сдачи) дел и должности утверждаются:
при приеме (сдаче) дел и должности заместителями командира и начальниками родов войск и служб соединения - командиром соединения;
при приеме (сдаче) дел и должности заместителями командира и начальниками родов войск и служб воинской части - командиром воинской части;
